Identificación y atención de solicitudes
AXIAR S.A.S., NIT 900.614.486-6, con domicilio en Bogotá D.C., es responsable de los datos personales que recolecta para sus propias finalidades comerciales y administrativas. Dirección: Calle 174 No. 8-31, Bogotá D.C., Colombia. Correo: info@axiar.com.co. Celular y WhatsApp: +57 311 568 3366.
La Gerencia, a través de la representación legal o de la persona que esta designe, asume la función de protección de datos personales y atiende consultas y reclamos. Puede escribir al correo indicado con el asunto Protección de datos personales, o radicar su solicitud por correspondencia física. El teléfono y WhatsApp también permiten solicitar orientación y presentar una solicitud cuya recepción será registrada.
Objeto y alcance
Esta política establece las condiciones para recolectar, almacenar, usar, comunicar y suprimir datos de personas naturales relacionados con consultas, cotizaciones, contactos comerciales, atención al cliente y registros técnicos necesarios para la operación. Cuando una cotización se convierta en una relación contractual, también cubre los datos mínimos de contacto y administración que sean necesarios para ejecutarla, con las finalidades informadas al titular.
La información de aplicaciones de clientes se trata bajo el alcance técnico contratado, sus instrucciones y su política de tratamiento. No se incorpora a las bases comerciales propias de AXIAR.
| Situación | Papel de AXIAR | Límite de la actuación |
|---|---|---|
| Formulario, cotizaciones y contactos comerciales | Responsable | Define las finalidades propias e informa al titular. |
| Almacenamiento de datos personales por cuenta de un cliente responsable | Encargado | Aloja los datos según instrucciones y contrato. |
| Hosting contratado por otro encargado | Subencargado dentro de la cadena contractual | Actúa dentro de la autorización del responsable y de las instrucciones documentadas. |
| Software instalado en infraestructura del cliente, sin recibir ni acceder a datos | Proveedor tecnológico | Si el soporte implica acceso o recepción de datos, debe formalizarse el papel correspondiente antes de hacerlo. |
El papel depende de la operación real. El almacenamiento es tratamiento según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012; no consultar el contenido no elimina por sí solo las obligaciones aplicables al hosting.
Datos que recibimos y sus finalidades
Información proporcionada por el titular
En el formulario de contacto solicitamos nombre, un medio de respuesta y la descripción de la necesidad. El nombre de la empresa, cargo y un medio alternativo de contacto serán opcionales, salvo que resulten necesarios para una gestión específica previamente explicada. No exigimos documento de identidad, datos bancarios ni información de salud para cotizar.
El titular debe evitar incluir contraseñas, historias clínicas, documentos de reclamantes o expedientes de siniestros en el mensaje. Para cotizar una aplicación basta describir el proceso, sus usuarios y el volumen aproximado de información, preferiblemente mediante ejemplos ficticios.
Finalidades del contacto y la relación comercial
- Recibir y responder consultas; comprender la necesidad tecnológica; preparar, enviar y hacer seguimiento a la cotización solicitada.
- Coordinar reuniones, demostraciones o aclaraciones relacionadas con la solicitud y contactar al titular por los canales que haya indicado.
- Si existe contratación, coordinar la prestación y el soporte del servicio, administrar contactos autorizados, facturación y comunicaciones necesarias para su ejecución.
- Atender peticiones, consultas y reclamos, y conservar prueba de las autorizaciones y de las respuestas emitidas.
- Cumplir obligaciones legales aplicables, atender requerimientos de autoridad competente y conservar soportes cuando exista una obligación que lo justifique.
El envío de boletines, promociones, invitaciones u ofertas ajenas a la solicitud exige una autorización adicional y opcional. Negarla o revocarla no afecta la cotización ni la prestación del servicio.
Registros técnicos
La operación del sitio o de la infraestructura puede generar registros de dirección IP, fecha y hora, tipo de navegador, accesos y eventos de seguridad. Cuando permitan identificar o asociar una persona natural, se tratarán como datos personales, con información previa sobre su uso y autorización cuando sea exigible, o con una habilitación legal específica documentada.
Su finalidad se limita a operar el servicio, diagnosticar fallas y prevenir accesos no autorizados. Los registros de las aplicaciones de clientes se sujetan a sus instrucciones cuando formen parte de los datos tratados por su cuenta. No se utilizarán para publicidad o perfilamiento comercial sin una finalidad y autorización independientes.
Datos no comprendidos en el contacto comercial
Esta política no habilita investigación de personas, consulta de centrales de riesgo, evaluación de reclamaciones, videovigilancia, selección de personal o captura biométrica. Si AXIAR incorpora esos tratamientos, deberá definir su necesidad, informar finalidades y establecer las autorizaciones y controles aplicables antes de iniciarlos.
Autorización y reglas de tratamiento
Cómo obtenemos la autorización
Antes de recolectar información personal informamos quién es AXIAR, qué datos solicita, para qué los utiliza, los derechos del titular y los canales para ejercerlos. La autorización se obtiene por escrito, verbalmente con evidencia consultable, o mediante una conducta inequívoca que permita comprobar la decisión informada del titular.
En el formulario web se utilizará una casilla desmarcada por defecto y un enlace visible a esta política. Registraremos la decisión, fecha, finalidad y versión del texto autorizado. La autorización para atender una solicitud será independiente de la autorización opcional para publicidad.
El silencio, la navegación por el sitio o la mera publicación de esta política no equivalen a autorización. En correo o WhatsApp presentaremos el aviso y solicitaremos una confirmación cuando sea necesaria. Un contrato comercial no reemplaza automáticamente la autorización ni crea una excepción general a la ley.
Cuando no se requiera autorización por una excepción del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 u otra habilitación legal aplicable, AXIAR documentará la causal y mantendrá los deberes de seguridad, finalidad y confidencialidad. La disponibilidad de un dato en internet no basta para considerarlo de naturaleza pública.
Principios que orientan nuestra actuación
Aplicamos legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Recibimos únicamente datos pertinentes para la finalidad informada, limitamos el acceso a quienes deban intervenir y conservamos evidencia de las decisiones y medidas adoptadas. La confidencialidad continúa después de finalizar la relación comercial o contractual.
Datos sensibles y de menores de edad
El formulario comercial no está diseñado para recolectar datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si recibimos información de ese tipo que no sea necesaria, restringiremos su acceso y gestionaremos su supresión, salvo un deber legal de conservación. La recepción accidental no autoriza su uso para otras finalidades.
Las aplicaciones alojadas de clientes pueden contener datos sensibles o de menores. En esos casos, el responsable debe justificar la licitud del tratamiento, cumplir los requisitos especiales y comunicar las categorías a AXIAR sin revelar contenido innecesario. AXIAR aplicará los controles técnicos pertinentes al riesgo dentro de su función y no utilizará esos datos para finalidades propias.
Si AXIAR necesita incorporar un tratamiento propio de datos sensibles, deberá informar expresamente su carácter facultativo, la finalidad y las categorías, y obtener autorización expresa cuando corresponda. Para menores se exigirán las garantías del interés superior, el respeto de sus derechos y la intervención de su representante, conforme a la normativa aplicable.
Derechos y procedimiento de atención
Derechos de los titulares
El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible; ser informado del uso dado a la información; acceder gratuitamente a sus datos; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
La supresión o revocatoria no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base. Cualquier conservación adicional deberá tener una justificación concreta, un plazo y acceso restringido. Las comunicaciones publicitarias pueden cancelarse sin afectar las comunicaciones necesarias del servicio.
Cómo presentar una solicitud
Escriba a info@axiar.com.co o radique correspondencia en Calle 174 No. 8-31, Bogotá D.C. Indique su nombre, un medio de respuesta, la solicitud y la información que facilite localizar el registro. Para reclamos describa los hechos y adjunte los documentos que quiera hacer valer. No necesita utilizar un formato especial.
Pueden actuar el titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y las demás personas legitimadas por la norma. Verificaremos la identidad y, cuando corresponda, la representación mediante mecanismos proporcionales al riesgo; no exigiremos una copia completa de la cédula de forma automática.
| Trámite | Plazo máximo | Regla adicional |
|---|---|---|
| Consulta | 10 días hábiles desde el recibo | Prórroga de hasta 5 días hábiles, informando motivos y fecha antes del vencimiento. |
| Reclamo | 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo | Prórroga de hasta 8 días hábiles, informando motivos y fecha antes del vencimiento. |
| Reclamo incompleto | Requerimiento dentro de 5 días siguientes al recibo | Si no se subsana en 2 meses desde el requerimiento, se entiende desistido. |
| Falta de competencia | Traslado en máximo 2 días hábiles | Se informa al interesado y se registra el destinatario. |
| Reclamo completo | Marca en máximo 2 días hábiles | Se registra reclamo en trámite y su motivo hasta resolverlo. |
Las solicitudes sobre aplicaciones alojadas se recibirán y tramitarán conforme a las obligaciones de AXIAR. Cuando la decisión corresponda al cliente responsable, se dará traslado sin dejar de atender las actuaciones técnicas propias. AXIAR no modificará ni entregará datos de una aplicación a personas no autorizadas.
La atención es gratuita. La información de respuesta se entrega de forma legible y segura, protegiendo también los datos de terceros.
Conservación y comunicación de información
Vigencia de las bases y conservación
Las bases permanecerán vigentes mientras exista la finalidad que justifica su tratamiento. Cada registro se conservará durante el tiempo razonable y necesario para atenderla, y por los plazos legales o contractuales aplicables. AXIAR documentará y revisará su calendario de conservación; no conservará toda la información indefinidamente.
| Tipo de registro | Regla de conservación |
|---|---|
| Contacto o cotización sin contratación | Hasta 12 meses desde la última gestión de la solicitud, salvo supresión procedente o necesidad documentada de conservar un soporte. |
| Datos para publicidad autorizada | Hasta revocatoria o 12 meses sin interacción comercial; después se suprimen o se obtiene una nueva autorización antes de reactivar envíos. |
| Contratos, facturas y soportes | Durante la relación y el plazo exigible para cada documento según las normas comerciales, contables y tributarias; con uso restringido al finalizar el servicio. |
| Autorizaciones, solicitudes e incidentes | Mientras permitan acreditar el tratamiento y por el plazo adicional justificado para atender obligaciones o reclamaciones. |
| Registros técnicos y copias propias | Según un plazo documentado y proporcionado al riesgo y al ciclo de respaldo, que deberá configurarse en los sistemas. |
| Información alojada de clientes | Según instrucciones del responsable y el anexo del servicio, incluidos exportación, cierre, copias y eliminación. |
Los plazos de 12 meses son reglas internas de esta política, no términos generales fijados por la ley. Si hay un deber de conservación, se limitará el uso a la finalidad que lo justifica. La eliminación en respaldos se completará según su ciclo documentado; si se restaura una copia, se reaplicarán las supresiones para evitar reactivar datos eliminados.
Proveedores y circulación de datos
No vendemos ni alquilamos datos personales. Podemos apoyarnos en proveedores de correo, infraestructura o soporte que traten datos por cuenta de AXIAR, bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y límites de uso. La información se suministrará al titular y a las personas o autoridades legitimadas por la ley, previa verificación de su calidad y del alcance del requerimiento.
Operaciones internacionales
Una transmisión comunica datos a un encargado que actúa por cuenta del responsable; una transferencia los entrega a otro responsable. Si hay almacenamiento, respaldo o soporte fuera de Colombia, se verificará su naturaleza y se formalizarán las garantías aplicables. Las transmisiones internacionales con contrato se rigen por los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074; las transferencias por el artículo 26 de la Ley 1581 y las instrucciones vigentes de la SIC. No se presume que todos los servidores o proveedores están en Colombia.
Reglas para el alojamiento de aplicaciones de clientes
Alcance del servicio
AXIAR presta el alojamiento técnico contratado. El cliente responsable decide las finalidades y los contenidos de su aplicación, los usuarios autorizados y las reglas de recolección y uso. Cuando el contratante actúe como encargado de otra entidad, se identificará al responsable final y se verificará que pueda contratar a AXIAR dentro de la cadena de tratamiento.
AXIAR no consulta de manera ordinaria el contenido de las bases del cliente ni gestiona investigaciones, reclamaciones o expedientes. Sin embargo, almacenar, respaldar, restaurar o eliminar datos personales por cuenta del cliente constituye tratamiento y activa las obligaciones que correspondan a su papel de encargado o subencargado.
Instrucciones y contrato de transmisión
Antes de iniciar el hosting se formalizará un contrato o anexo que identifique al responsable, las categorías de datos y titulares, el alcance del tratamiento y las instrucciones. Debe precisar ubicación de la infraestructura, proveedores autorizados, actividades permitidas, controles, canales para derechos e incidentes y condiciones de terminación.
El cliente debe asegurar que cuenta con las autorizaciones o habilitaciones legales necesarias y mantener su política disponible. AXIAR cumplirá sus propias obligaciones legales y contractuales; la distribución de tareas no libera a ninguna parte de las responsabilidades que le correspondan.
Acceso técnico excepcional
El acceso al contenido solo se realizará cuando sea necesario para una actividad autorizada de soporte, recuperación o seguridad, o para cumplir una exigencia legal válida. Se limitará al personal autorizado y al tiempo y datos indispensables. Se registrará la causa, la instrucción o fundamento, el acceso y su cierre.
Para desarrollo, pruebas y demostraciones se utilizarán datos ficticios o debidamente anonimizados. Si excepcionalmente se requieren datos reales, se acordarán previamente la necesidad, las autorizaciones, el acceso y su eliminación. Las credenciales no se compartirán por medios inseguros.
Seguridad y responsabilidades técnicas
El anexo del servicio distribuirá expresamente quién administra el sistema operativo, la aplicación, sus parches, cuentas, permisos, copias y restauraciones. AXIAR aplicará controles dentro de la infraestructura y del alcance que administra. El cliente gestionará sus usuarios y las funciones de la aplicación que le correspondan. Una falla de la aplicación no se confundirá con una falla del hosting.
Salida del servicio y prohibición de uso propio
Se acordarán formato y plazo de exportación, devolución o eliminación, tratamiento de respaldos y evidencia de cierre. AXIAR no reutilizará datos alojados para publicidad, analítica propia, demostraciones o entrenamiento de IA. La continuidad, disponibilidad y recuperación se regirán por los niveles y condiciones pactados; no se presume atención permanente ni respaldo incluido en todos los planes.
Seguridad incidentes e inteligencia artificial
Medidas y confidencialidad
AXIAR establecerá medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionadas a las categorías de datos, el servicio y sus riesgos. Deben cubrir acceso con privilegio mínimo, cuentas individuales, protección de credenciales, mantenimiento de los componentes administrados, separación entre clientes y control del acceso a registros y copias.
Las actividades de administración se documentarán. El personal y los proveedores con acceso quedarán sujetos a confidencialidad y a instrucciones de uso. Los controles de cifrado, autenticación reforzada, copias y recuperación se definirán según el riesgo y el alcance técnico, y se verificarán; esta política no declara certificaciones ni controles que no hayan sido implementados.
Gestión de incidentes
Ante un incidente que afecte datos personales, AXIAR registrará su detección, activará la contención y recuperación, preservará la evidencia necesaria y evaluará los riesgos para los titulares. Cuando afecte aplicaciones de clientes, informará al responsable sin demora injustificada, por el canal acordado, y actualizará la información a medida que avance la investigación.
AXIAR reportará a la SIC los incidentes que deban notificarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección y puesta en conocimiento de la persona o área que los atiende, conforme a las instrucciones aplicables. Si no está obligada al RNBD o actúa como encargado, usará el mecanismo de reporte habilitado por la SIC. La comunicación al cliente no sustituye el deber propio de reporte.
Las comunicaciones a titulares se coordinarán según los riesgos, el papel de cada parte y las instrucciones de la autoridad. Se informará lo necesario para que puedan adoptar medidas de protección, sin divulgar información de otros clientes ni detalles que agraven el incidente.
Uso responsable de inteligencia artificial
El hosting no autoriza a AXIAR a ingresar contenido de clientes en herramientas de IA. No utilizaremos sus datos para entrenar modelos ni para fines propios. Cualquier proyecto contratado que incorpore IA deberá identificar sus finalidades, proveedores, flujos de información, riesgos y necesidad de una evaluación de impacto antes de utilizar datos personales.
Priorizaremos información ficticia o anonimizada. Cuando se requieran datos personales, se verificará la autorización o habilitación correspondiente, se limitará la información compartida y se mantendrá revisión humana sobre los resultados. No se tomarán decisiones sobre personas basadas exclusivamente en resultados de IA dentro del alcance de contacto y hosting de esta política.
Cambios y vigencia
La política entrará en vigor en la fecha de adopción y publicación indicada en esta página, y permanecerá vigente hasta ser sustituida. Se revisará al menos anualmente o cuando cambien los servicios o las normas. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente antes de aplicarlos. Si se incorpora una finalidad que exige nueva autorización, esta se obtendrá previamente; continuar navegando no implica aceptarla.
Canal de atención
Gerencia de AXIAR S.A.S. · info@axiar.com.co · +57 311 568 3366 · Calle 174 No. 8-31, Bogotá D.C.